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陕西太白黄金矿业有限责任公司关于落实档案工作“四同步”“四参加”的制度

发布时间:2014-07-10 点击次数:2069

诚然,现阶段较从前社会档案意识有所增强,但从总体上看社会档案意识还较为薄弱。企业档案意识的增强是做好全公司档案工作的充分和必要条件,如何培养全公司的档案意识是每个专职兼职档案工作者义不容辞的责任。 新时期企业档案意识的培养问题,应大力响应和落实国家档案局关于档案工作“四同步”“四参加”的档案工作制度要求并严格遵守。 

档案工作纳入领导议事日程,明确分管领导,能及时解决工作中的实际问题。档案工作经费纳入公司当年预算,确保人、财、物的到位,为档案工作的开展创造一个良好的外部环境。档案工作发展纳入年度计划,档案部门每年有计划,有总结。档案工作纳入本单位管理制度中,并列入岗位责任制进行考核。

一、档案工作三纳入制度

1、将档案工作纳入单位工作计划。

档案工作是单位管理的基础工作之一,应将其纳入单位管理的内容,纳入单位发展的长远规划、近期目标、年度工作计划,使档案管理与单位管理保持同步。

 2、将单位档案工作纳入领导议事日程。

 各单位应确定一名领导分管档案工作,将档案工作纳入领导的议事日程和职责范围,负责检查、研究、解决档案管理工作中存在的问题。分管领导应在机构设置、经费、设备、人员配置及档案管理人员待遇等工作条件上给予保证。

 3、将档案工作纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制

档案工作应列入本单位管理制度中,并列入岗位责任制进行考核。维护本单位档案的完整是每位员工的义务,对于无故拖延归档时间,拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的,按照《档案法》的有关规定,追究相关人员的经济责任直至法律责任。

 “四参加”指的是:

1、档案人员参加公司重要计划工作会议;

2、档案人员参加公司的科研课题审定会;

3、档案人员参加公司的基建项目验收会;

4、档案人员参加公司内外文书收发、分类及存档工作。

二、四参加制度

1、参加基建工程项目竣工验收

基建工程项目档案的验收是工程验收的一部分,同时又是保障档案资料完整、准确、系统、案卷质量符合规定要求的重要手段和步骤,必须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。各单位档案部门及工程部门专兼职档案员要向参加上级或本单位组织的有关工程档案资料的验收,并成立档案验收组,把好工程档案质量关。最后形成档案验收报告,其中要将存在问题及整改要求,具体落实到相关部门相关人员头上,并限期整改,.在整改完毕的基础上,全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。建设工程项目竣工验收结论中要有关于档案情况的评价,竣工验收证书上要有档案验收负责人签字。档案资料未通过验收的工程,档案验收组要向验收委员会提出工程项目验收不予通过的书面报告。档案部门未出具有关证明,建设单位不得办理工程结算或拒付相应的款项。

2、参加科研成果鉴定

科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节,各单位科技管理部门应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。

科研工作与建档工作实行四同步管理;下达计划任务与提出科研课题文件的归档要求同步;捡查计划进度与检查科研课题文件形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。各单应对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收前,必须通知本单位档案部门及本部门兼职档案员,对准备归档的科研课题文件加以审查验收。最终要填写科研课题文件归档审查意见表。审查验收合格后,向本单位档案部门办理移交归档手续。科研课题文件归档不符合要求的成果项目,不得进行鉴定、验收。未经档案部门验收的科研项目,各级科研管理部门不予承认。各单位档案管理部门对已获得的奖勋或正在上报的科研成果,如检查发现其档案不符合要求,有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。

3、参加设备开箱验收

引进或购进设备,开箱时,有关部门应通知本单位档案部门及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收,并准确填写设备开箱验收单,进行登记造册,及时向档案部门办理移交归档手续。完成移交归档后,设备维护部门需要利用时,需向档案管理部门办理长期借问手续,按照合同要求,如发现设备随机资料短缺,应向设备厂家索取。

4、参加产品试制定型鉴定、验收

各单位专兼职档案员必须参加本单位产品的试制定型鉴定、验收,掌握本单位新产品研制开发的整个过程,保障档案资料的齐全、完整、准确、系统,案卷质量符合归档要求。最终在产品定型评价纪要中要体现档案资料情况。产品档案的归档时间一般在工作结束或告一段落后三个月内归档,连续生产产生的科技文件材料应在下年度一季度末归档。验收合格后向档案管理部门办理移交手续。

其中,“四同步”指的是档案工作与科研、设计、勘察及观探测等各项活动形成四同步管理:

1、下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;

2、检查计划进度同时检查文件材料的形成情况;

3、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料完整、准确、系统情况;

4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

三、“四同步”制度

具体要求是,公司决定下达计划任务与提出科研文件材料要求同步,做好之后档案室归档要求的铺垫工作,做到有文字有真相;检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步,要求及时做好每一个科研任务的文件材料,按科研开发的步骤及时、准确、完整的做好相关文书材料的准备;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步,在科研成果到了验收、鉴定环节时,必须同步做好相关验收的文件材料,做好科研验收工作,做好科研档案整理的必须工作,为日后做好相关科研项目考察研究做好纸质依据;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步,在科研成果经验收合格后,上报成果的同时做好科研成果奖励材料的归档工作,同时为相关科技人员晋级考核做好专题考核材料,为人员晋级工作做好考核工作。

1.项目档案管理。

(1)项目归档范围包括:项目审查表、项目考察材料、国土资源部对项目资源的评审意见、项目决策程序、技术报告、法律文件、内部审计报告等。

(2)决策程序中,公司专题会议应该指定专人在会议记录专用纸上详细记录;会议原始记录应连同会议纪要一起存档;总经理办公室的会议记录和纪要工作都有相应规定,需严格执行。

(3)项目终结后,负责该项目的部室应该将整个项目的归档材料按文件形式整理齐全,连同目录明细一并移交办公室文档处。

2.会议活动档案管理。

(1)会议活动归档范围包括:会议原始记录、领导重要讲话、会议交流材料等于本次会议相关的文件材料,重要活动的领导讲话和照片、录音、录像等声像材料以及文字说明,实物档案等。

(2)对重要项目如探矿、技改等的审查会,应指定专人在公司会议记录专用纸上详细记录,连同会议纪要、专家签字等一起存档。

(3)承办会议或活动的部室将需要归档的文件材料整理齐全,在5个工作日内移交档案室。

3.档案收集和督办。

(1)承担、形成项目、承办会议或活动的部室为档案形成的第一责任人,有责任和义务收集整理并移交档案。办公室档案室负责指导和检查,对符合条件的档案有义务接受存档,对不合格的退回整改。

(2)承担、形成项目、承办会议或活动的部室以及会议中心应该与档案室管理员做好沟通和对接,项目启动时要将项目名称、大致时间跨度等及时告知;承办会议等应该提前一个工作日告知。办公室档案管理员应该主动关注公司重要项目、重要会议和重要活动,及早介入开展相应的指导和服务工作。

(3)办公室将对档案收集工作定期形成督办事项,提交运营管理部督促检查,并纳入部室考核。

            

 

 

 

 

 

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